Den Nya Projektledaren

Ett mycket lätt sätt att imponera på folk i din omgivning är att

1) komma i tid till utsatta möten
2) ha med dig penna & anteckningsblock
3) vara förbered på mötet

Jag blir konstant förvånad över hur många interna möten där folk kommer någon minut försent och de andra mötesdeltagarna måste vänta. Lika förvånande är det när någon som skall tex få feedback på sitt arbete inte har med sig anteckningsblock. Det är ju bara ett bevis på att personen i fråga inte är förbered på mötet - eller virrig.

Ett lätt sätt att fixa möten är att antingen boka dina möten i en kalender (Outlook, iCal eller annat) eller knappa in dem i din mobil.

Möten är inte något ondskefullt som bara sörplar upp tid utan utsatt tid för kommunikation mellan människor.

-DNPL

Förresten är det en grym tävling på http://toppnoveller.blogg.se just nu. Vinst är ett presentkort på 25000 från travellink.se! Men det kräver att man svara på en liten fråga om vad man får om man registrerar sig hos caliberbingo.com - och svaret är 50 SEK. Länk till tävlingen på toppnoveller hittar du här.

I morgon är det snapps och sill som gäller. Hur trångt och mysigt kommer det inte vara på system idag klockan 17. Lustigt egentligen med tanke på att alla varit medvetna rätt så länge om att midsommar är just imorgon. Jag har pratat med flera på jobbet som skall "stor handla" efter jobbet eller som tänkte sluta en timma tidigare för att slippa den största rushen på systemet.


Själv har jag inte handlat... det är redan ordnat av de vi skall fira midsommar med. Men jag kan garantera att jag stått där på systemet vid 17 ikväll tillsammans med resten av stan.

-DNPL

Som projektledare består en stor del av min dag av att ge olika människor feedback. Genom att ge feedback kan man stärka medarbetarna och se till att bra beteende belönas och uppskattas. Jag tror inte på bestraffning utan snarare att det räcker med att man visar sitt missnöje när saker blir fel. I slutändan är det ändå jag som sätter lönerna vilket betyder att mycket missnöje = lite löneök.


Man kan inte bara ge feedback hur som helst, när som helst. Det finns mängder av litteratur inom ämnet och flertalet beprövade metoder.

Jag använder mig av en fyra punkters model som jag snappat upp på www.manager-tools.com. Den är kanske aningen USA inspirerad (jag är helt säker på att dom har en annorlunda företagskultur med större fokus på hierarki än Sverige). De fyra punkterna är:

1. Kan jag ge dig lite feedback?
Man frågar personen i fråga om det är läge för feedback. Varför fråga? Jo när man ger feedback vill man ju att man har personens fulla uppmärksamhet. Är han/hon stressad, ledsen eller på väg till ett möte är det bättre att vänta.

2. När du [beskriv handling] ...
Beskriv handlingen som är fel - inte hur du uppfattade det utan vad personen faktiskt gjorde. Detta för att det inte skall bli någon möjlighet att bestrida vad som skett. Alltså säg "När du kommer in sent på morgonen" istället för "När du försover dig"...

3. ... Beskriv konsekvensen av handlingen
Lista upp konsekvenserna av den felaktiga handlingen. Tex. När du kommer sent på ett avtalat möte låter du fyra andra vänta på dig för att mötet skall börja. Dom blir irriterade och tappar förtroendet för dig.... det är bättre att dra upp samtliga "viktiga" konsekvenser för att inte personen skall avisa en felaktig eller bestridling konsekvens.

4. Vad kan du göra annorlunda för att ändra situationen?
Detta är den viktigaste punkten. Istället för att du säger - I fortsättningen kommer du i tid - låter du personen säga det själv. Det blir mycket starkare.

Allt går snabbt - det är inte läge att öppna upp för en diskussion. Du nämner fakta och frågar på slutet vad personen kan göra annorlunda för att undvika detta i framtiden.

-DNPL

På sin blog, CIO Elisabeth Stjernstoft, skriver Elisabeth om skillnaden att leda och chefa. Det är en stor skillnad. När man leder människor hjälper man dem att realisera sin fulla potential. Man leder dem i rätt riktning. Det finns olika varianter av ledarskap som passar olika typer av ledare. En chef å andra sidan skall ge direktiv som andra skall följa/uppnå.

Litet exempel:

Chef:
Jag behöver analysen på måndag. Do!

Ledare:
Vi behöver lämna in rapporten på måndag. Lägg dina andra uppgifter åt sidan tills dess att vi klarat detta. Har du allting du behöver?

Om du är ledare i ett team men inte dess chef, hur reagerar omgivningen då?

-DNPL

Att sätta upp mål och sedan följa upp dem är knappast något nytt. Dock tror jag att man kan göra det på en bredare front för fler saker i arbetslivet. Det är lätt att saker och ting faller mellan stolarna om man inte följer upp ordentligt. Förrutom mina uppenbara mål att levera mitt projekt i tid, har jag även utvecklingsmål för både mig själv och mina närmaste medarbetare. På måndag skall jag ta och sätta mig ner och skriva ner vilka mål jag har och sedan banne mig följa upp hur jag arbetar mot dem.

Nu skall jag avsluta en liten powerpoint presentation och sedan njuta av det sista helgen har att erbjuda. Tur man skiter i fotboll, annars kanske man varit på dåligt humör idag.

-DNPL

Är det något jag har svårt för så är det när det brister i kommunikationen och folk blir sittandes och väntar på att få information eller någonting levererat. Det är ärligt talat inte svårt att nämna att man blir sen med något eller att man blivit tvungen att hoppa på en uppgift innan man slutför det som förväntas.

Dagens feedback till en av mina leads handlade just om detta. Vederbörande hade helt enkelt "trott" att vårt leveransdatum blivit ändrat varpå han börjat arbeta med annat. Samtidigt som flertalet väntade just på hans leverans. Det minsta jag begär är att man mailar/talar om att eftersom jag "hört" att leveransen förändrats går jag på dessa uppgifterna istället. Dock får jag ju ta på mig lite av skulden att jag kanske inte varit tillräckligt tydlig. Räkna med att jag kommer vara det i fortsättningen.

-DNPL

"Involved people make for better innovation… Involved people can be quiet, loud, or anything in-between—what they have in common is a restless, probing nature: “I want to get to the problem. There’s something I want to do.” If you had thermal glasses, you could see heat coming off them". -Brad Bird

Passionerade människor är mer kreativa, driver på sina gruppmedlemmar och går upp i projektet till fullo. Utan dessa eldsjälar blir kreativt arbete sällan riktigt bra - det tappar själva "umppffet". Det är eldsjälarna som kommer på ideerna som man som projektledare aldrig tror går att genomföra men som man går med på för att dessa personer har en historia av att leverera omöjligheter. Ofta behöver de lägga ner mycket extra tid på sitt arbete för att hinna i tid men man behöver sällan som projekledare be dem göra det. De brinner för projektet och gör det med glädje.

Hur mycket man än vill låta dem arbeta sprint efter sprint som de gör måste man lugna ner dem. Dom måste få tid att vila upp och ladda sina batterier, annars riskerar dom att snabbt brinna ut. Dom kommer inte heller vila självmant utan måste bli tillsagda eller coachade till att ta det lugnt en tid mellan sina eldurladdningar. Som projektledare måste man vara känslig för när dom behöver lugnas eller när det är dags för att brinna intensivt.

-DNPL

Pixar regissören Brad Birds andra lärdom i hanteringen av kreativa team är: Perfection is the enemy of perfect. Det låter som om det skulle kunna komma från Yoda (dock i formen "Perfection, enemy of perfect it is") . Jag tycker dock det är en viktig observation, värd att ranta lite om.

Att försöka få någonting perfekt är ofta en tidsödande uppgift. Men det är svårt för många att varsebli när man gräver ner sig i för mycket i en feature. Man riskerar lätt att tappa perspektivet när man är helt uppe i att göra någonting fantastiskt. Man vill imponera på sina kollegor, sin chef och kunderna.

Sanning är att det finns några features som behöver vara helt perfekta, några som behöver vara bra och slutligen några som bara kommer att upplevas ur speciella förutbestämda situationer. Som projektledare behöver man vara helt införstådd med vilken nivå en feature behöver uppnå och vara uppmärksam på när en projektmedlem tar sin feature för långt. Genom att värdera features har man en möjlighet att hindra att projektet tappar fart pga enstaka features.

Att sträva efter perfektionism i allt man gör är en fälla, åtminstone en tidfälla. Har man oendligt med resurser hamnar man i ett helt annat läge. Men när har man oendligt med resurser?

Personligen har jag många gånger missat att upptäcka i tid när mina projektmedlemar överarbetar en feature för att även jag blir indragen i passionen de uppvisar. Jag behöver påmina mig gång på gång om att det är slutresultatet som är viktigt och inte de individuella funktionerna. Men det är inte bara mig själv jag behöver lära. Jag måste få mina team leads att se samma sak.

-DNPL

Tidsuppskattning är en viktig del i ett projekt. Om inte dagligen så ber jag killarna och tjejerna i mitt team att skatta uppgifter minst en gång i veckan.

Genom att låta dem tidsuppskatta i grupp får jag bättre tider - mer korrekta tider. Om jag ber en programmerare skatta tiden för att koda in feature X, och han i grupp får bedöma tid skapar det diskussion. Kanske har någon annan programmare gjort någonting liknande, eller kanske är det en grafiker som påpekar att det även inkluderar grafiska resurser. Kommer en diskussion upp om en feature är det också ett gott tecken - kommunikation minskar chansen att featuren har misstolkats. Inte minst gör grupp skattandet att man lär sig av andras erfarenheter. Givetvis tar själva skattandet lite längre tid men i slutändan har man ändå vunnit på det.

Min erfarenhet är dock att det tar lite tid innan folk vänjer sig vid att estimera tid "offentligt"... Den tid man anser sig behöva kan ju till synes göra ens "kompetens" synlig. Jag tror därför det är viktigt att man som projektledare ser till att uppmuntra ärliga tider och inte "jag är grym, därför tar det bara 4 timmar".


-DNPL

CNN har listat 25 anledningar över varför du inte får jobbet som du söker... inte några fantastiska avslöjanden utan ganska standard som tex. undvik stavfel, inte undersökt företaget ordentligt som du söker till. Faktum är att jag är ganska förvånad ibland när jag håller intervjuer och den sökande inte ens har försökt att titta upp de produkter som vi har släppt på marknaden tidigare. Lite intresse tack!

-DNPL

Herd your black sheep - Brad Bird från Pixar menar att efter varje avslutat projekt har man ett antal frustrerade människor som fnyser och suckar över att man borde ha gjort saker och ting på andra sätt än man gjorde. För att skaka upp produktionsteamen och inte tappa gnistan Ser Bird till att dessa avfällingar får chans att bevisa sina teorier.



Vi har den typen av människor också. Det är jobbigt under själva projektet att hela tiden tampas med personer som har bättre metoder, ideer och arbetsflöden. Ofta (men inte alltid) brister deras teorier på kontakt med resten av teamet. Dom är ofta fokuserade på en specifik arbetsuppgift eller lösning.

Jag tycker dock man skall stötta dessa - utan deras galna "out-of-the-box-ideér" stagnerar man. Vi behöver utmaning i projektet.

Det är dock en svår balans, men kanske har Bird en grym poäng där han låter dessa svarta får få utspel i början av ett projekt.

Frustrerade teammedlemmar är dessutom de första som sticker om de inte får något som helst gehör... och kan ju dra med sig andra i bara farten.

Intervjun med Brad Bird hittar du här.

-DNPL

Igår kom ett litet kort pressmeddelande om att Telia blir leverantör av iPhone. Det gör mig mycket glad eftersom vi har företagsabonnemang hos Telia. Kanske blir det att skaffa sig en liten iPhone senare då...

Om du missat hela iPhone fenomenet går det att läsa upp sig lite på MacWorld's iPhone sidor.

-DNPL

På Found|Read finns ett utdrag ur en intervju med Pixar's Brad Bird om hur man göder kreativa team. Brad Bird är regissören bakom The Incredibles och Ratatouille. Den fulla intervjun finns på McKinsley Quarterly och kräver registrering (gratis dock).

Brad Bird's läxor:

1. Herd your black sheep
2. Perfect is the enemy of perfection
3. Look for intensity
4. Innovation doesn't happen in vacuum
5. High morale makes creativity cheap
6. Dont try to "protect your success"
7. Steve Jobs says "interaction = innovation"
8. Encourage inter-disciplinary learning
9. Get rid of weak links
10. Making $$ can't be your focus

Många bra punkter. I mitt team har jag jagat efter punkt 2, 4 och 5 ganska hårt. Det jag verkligen skulle behöva gå efter nu 3 och 9.

- DNPL

Vi har precis avslutat en iteration på projektet jag leder just nu efter 10 veckors utveckling. Det blev en mycket bra release som jag kände levererade vad den skulle. Dock känner jag att jag skulle varit hårdare i begränsandet av features som mina team chefer ville få in. Vi tog helt klart på oss för många features och jag var tvungent att skära i dem rätt hårt efter sex veckor. Det skapade en del stress och mindre bra situationer. Jag tror att man kan leverera projekt utan att behöva ta till med övertid!

Nu i efterhand känns det som om jag inte var tillräckligt hård från början. Det är en jobbig balans att vilja leverera "allt" och bara "good enonugh" som gör att man kommer i mål. Dock anser jag att om man kan leverera färre antal features har man mycket större möjlighet att polera resultatet. I min branch handlar stor del av hur produkten upplevs och kvalitet har därmed mycket att säga till om.

Varför lyckades det smita in nya funktioner och händelser i produkten under utvecklingen?

• Vi driver projekten agilt - dvs vi omfamnar förändring och itererande. Detta är ett helt ämne i sig själv som jag sparar till en annan gång...
• Dålig eller otillräcklig ursprungsvision av projektet. Mycket av projektet fanns "i huvudet" på min chefsdesigner. Jag borde ha tryckt på starkare att han skulle ta fram visionen tidigare och presenterat det för vårt team.
• Inga projektmål nedskrivna vid start av projektet. När jag fick projektet från mina chefer var det i still med: "Vi vill att du tar fram ungefär detta och detta, men kanske inte så mycket av detta"... jag trodde att vi var synkade och trodde inte det skulle vara några som helst problem. Efter ett par veckor in i projektet när jag presenterade våra framsteg kom det fram att min chef ändrat sig. Tack vare eller för modligen på grund av att vi inte tagit tid vid start och formulerat projekmål var det omöjligt att säga att vi fått andra direktiv. Bara att bita i det sura äpplet och försöka hinna med att korrigera projektet. Detta skapade en hel del nya och oplanerade features i ett sent skede.

Slutledning:

• Var hård. Sätt tidiga gränser och se till att dom efterlevs. Det är projektledaren som i slutändan ansvarar för att projektet blir genomfört i tid och på budget!
• Skriv ned projektmålen vid start, se till att samtliga projektintressenter får ta del av dem och tidigt påpeka om någonting inte stämmer eller uppfattas annorlunda.

Well... fortsättning följer...

- DNPL

Jaha då skall vi se. Skapa konto, gett namn på bloggen och sedan vips. Nu är vi igång. Ändra lite inställningar. Testa olika teman (oj vad få färdiga teman det fanns) och nu första inlägget.

När jag fått lite kläm på detta bloggandet kommer jag att ägna mig åt det jag egentligen vill få utlopp för på denna bloggen. Vilket är att skriva om mina erfarenheter som projektledare - ny projektledare. Jag hoppas att även om jag kommer harkla ur mig en hel del idiotiska inlägg att det även kommer en och annan guldklimp som någon någonstans kommer att ha nytta av i en ledarskapsroll.

För säkerhetsskull vill jag påpeka redan här och nu i första inlägget att jag inte anser mig själv vara en stjärna inom ämnet - men - att jag ämnar att bli någon gång i framtiden, helst före jag fyller 40 eller i alla fall 50.

På återseende.

.DNPL

(Den Nya Projektledaren)