Den Nya Projektledaren

Ett mycket lätt sätt att imponera på folk i din omgivning är att

1) komma i tid till utsatta möten
2) ha med dig penna & anteckningsblock
3) vara förbered på mötet

Jag blir konstant förvånad över hur många interna möten där folk kommer någon minut försent och de andra mötesdeltagarna måste vänta. Lika förvånande är det när någon som skall tex få feedback på sitt arbete inte har med sig anteckningsblock. Det är ju bara ett bevis på att personen i fråga inte är förbered på mötet - eller virrig.

Ett lätt sätt att fixa möten är att antingen boka dina möten i en kalender (Outlook, iCal eller annat) eller knappa in dem i din mobil.

Möten är inte något ondskefullt som bara sörplar upp tid utan utsatt tid för kommunikation mellan människor.

-DNPL

Förresten är det en grym tävling på http://toppnoveller.blogg.se just nu. Vinst är ett presentkort på 25000 från travellink.se! Men det kräver att man svara på en liten fråga om vad man får om man registrerar sig hos caliberbingo.com - och svaret är 50 SEK. Länk till tävlingen på toppnoveller hittar du här.

I morgon är det snapps och sill som gäller. Hur trångt och mysigt kommer det inte vara på system idag klockan 17. Lustigt egentligen med tanke på att alla varit medvetna rätt så länge om att midsommar är just imorgon. Jag har pratat med flera på jobbet som skall "stor handla" efter jobbet eller som tänkte sluta en timma tidigare för att slippa den största rushen på systemet.


Själv har jag inte handlat... det är redan ordnat av de vi skall fira midsommar med. Men jag kan garantera att jag stått där på systemet vid 17 ikväll tillsammans med resten av stan.

-DNPL

Som projektledare består en stor del av min dag av att ge olika människor feedback. Genom att ge feedback kan man stärka medarbetarna och se till att bra beteende belönas och uppskattas. Jag tror inte på bestraffning utan snarare att det räcker med att man visar sitt missnöje när saker blir fel. I slutändan är det ändå jag som sätter lönerna vilket betyder att mycket missnöje = lite löneök.


Man kan inte bara ge feedback hur som helst, när som helst. Det finns mängder av litteratur inom ämnet och flertalet beprövade metoder.

Jag använder mig av en fyra punkters model som jag snappat upp på www.manager-tools.com. Den är kanske aningen USA inspirerad (jag är helt säker på att dom har en annorlunda företagskultur med större fokus på hierarki än Sverige). De fyra punkterna är:

1. Kan jag ge dig lite feedback?
Man frågar personen i fråga om det är läge för feedback. Varför fråga? Jo när man ger feedback vill man ju att man har personens fulla uppmärksamhet. Är han/hon stressad, ledsen eller på väg till ett möte är det bättre att vänta.

2. När du [beskriv handling] ...
Beskriv handlingen som är fel - inte hur du uppfattade det utan vad personen faktiskt gjorde. Detta för att det inte skall bli någon möjlighet att bestrida vad som skett. Alltså säg "När du kommer in sent på morgonen" istället för "När du försover dig"...

3. ... Beskriv konsekvensen av handlingen
Lista upp konsekvenserna av den felaktiga handlingen. Tex. När du kommer sent på ett avtalat möte låter du fyra andra vänta på dig för att mötet skall börja. Dom blir irriterade och tappar förtroendet för dig.... det är bättre att dra upp samtliga "viktiga" konsekvenser för att inte personen skall avisa en felaktig eller bestridling konsekvens.

4. Vad kan du göra annorlunda för att ändra situationen?
Detta är den viktigaste punkten. Istället för att du säger - I fortsättningen kommer du i tid - låter du personen säga det själv. Det blir mycket starkare.

Allt går snabbt - det är inte läge att öppna upp för en diskussion. Du nämner fakta och frågar på slutet vad personen kan göra annorlunda för att undvika detta i framtiden.

-DNPL

På sin blog, CIO Elisabeth Stjernstoft, skriver Elisabeth om skillnaden att leda och chefa. Det är en stor skillnad. När man leder människor hjälper man dem att realisera sin fulla potential. Man leder dem i rätt riktning. Det finns olika varianter av ledarskap som passar olika typer av ledare. En chef å andra sidan skall ge direktiv som andra skall följa/uppnå.

Litet exempel:

Chef:
Jag behöver analysen på måndag. Do!

Ledare:
Vi behöver lämna in rapporten på måndag. Lägg dina andra uppgifter åt sidan tills dess att vi klarat detta. Har du allting du behöver?

Om du är ledare i ett team men inte dess chef, hur reagerar omgivningen då?

-DNPL

Att sätta upp mål och sedan följa upp dem är knappast något nytt. Dock tror jag att man kan göra det på en bredare front för fler saker i arbetslivet. Det är lätt att saker och ting faller mellan stolarna om man inte följer upp ordentligt. Förrutom mina uppenbara mål att levera mitt projekt i tid, har jag även utvecklingsmål för både mig själv och mina närmaste medarbetare. På måndag skall jag ta och sätta mig ner och skriva ner vilka mål jag har och sedan banne mig följa upp hur jag arbetar mot dem.

Nu skall jag avsluta en liten powerpoint presentation och sedan njuta av det sista helgen har att erbjuda. Tur man skiter i fotboll, annars kanske man varit på dåligt humör idag.

-DNPL

Är det något jag har svårt för så är det när det brister i kommunikationen och folk blir sittandes och väntar på att få information eller någonting levererat. Det är ärligt talat inte svårt att nämna att man blir sen med något eller att man blivit tvungen att hoppa på en uppgift innan man slutför det som förväntas.

Dagens feedback till en av mina leads handlade just om detta. Vederbörande hade helt enkelt "trott" att vårt leveransdatum blivit ändrat varpå han börjat arbeta med annat. Samtidigt som flertalet väntade just på hans leverans. Det minsta jag begär är att man mailar/talar om att eftersom jag "hört" att leveransen förändrats går jag på dessa uppgifterna istället. Dock får jag ju ta på mig lite av skulden att jag kanske inte varit tillräckligt tydlig. Räkna med att jag kommer vara det i fortsättningen.

-DNPL

"Involved people make for better innovation… Involved people can be quiet, loud, or anything in-between—what they have in common is a restless, probing nature: “I want to get to the problem. There’s something I want to do.” If you had thermal glasses, you could see heat coming off them". -Brad Bird

Passionerade människor är mer kreativa, driver på sina gruppmedlemmar och går upp i projektet till fullo. Utan dessa eldsjälar blir kreativt arbete sällan riktigt bra - det tappar själva "umppffet". Det är eldsjälarna som kommer på ideerna som man som projektledare aldrig tror går att genomföra men som man går med på för att dessa personer har en historia av att leverera omöjligheter. Ofta behöver de lägga ner mycket extra tid på sitt arbete för att hinna i tid men man behöver sällan som projekledare be dem göra det. De brinner för projektet och gör det med glädje.

Hur mycket man än vill låta dem arbeta sprint efter sprint som de gör måste man lugna ner dem. Dom måste få tid att vila upp och ladda sina batterier, annars riskerar dom att snabbt brinna ut. Dom kommer inte heller vila självmant utan måste bli tillsagda eller coachade till att ta det lugnt en tid mellan sina eldurladdningar. Som projektledare måste man vara känslig för när dom behöver lugnas eller när det är dags för att brinna intensivt.

-DNPL

Pixar regissören Brad Birds andra lärdom i hanteringen av kreativa team är: Perfection is the enemy of perfect. Det låter som om det skulle kunna komma från Yoda (dock i formen "Perfection, enemy of perfect it is") . Jag tycker dock det är en viktig observation, värd att ranta lite om.

Att försöka få någonting perfekt är ofta en tidsödande uppgift. Men det är svårt för många att varsebli när man gräver ner sig i för mycket i en feature. Man riskerar lätt att tappa perspektivet när man är helt uppe i att göra någonting fantastiskt. Man vill imponera på sina kollegor, sin chef och kunderna.

Sanning är att det finns några features som behöver vara helt perfekta, några som behöver vara bra och slutligen några som bara kommer att upplevas ur speciella förutbestämda situationer. Som projektledare behöver man vara helt införstådd med vilken nivå en feature behöver uppnå och vara uppmärksam på när en projektmedlem tar sin feature för långt. Genom att värdera features har man en möjlighet att hindra att projektet tappar fart pga enstaka features.

Att sträva efter perfektionism i allt man gör är en fälla, åtminstone en tidfälla. Har man oendligt med resurser hamnar man i ett helt annat läge. Men när har man oendligt med resurser?

Personligen har jag många gånger missat att upptäcka i tid när mina projektmedlemar överarbetar en feature för att även jag blir indragen i passionen de uppvisar. Jag behöver påmina mig gång på gång om att det är slutresultatet som är viktigt och inte de individuella funktionerna. Men det är inte bara mig själv jag behöver lära. Jag måste få mina team leads att se samma sak.

-DNPL